Основные правила тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент учит правильно распоряжаться своим временем для того, чтобы выполнить все поставленные задачи. Большинство людей не знают, как справляться с большим количеством дел, и как успеть сделать все вовремя. Отсюда появляется паника, эмоциональное напряжение низкая эффективность и быстрая утомляемость. Именно поэтому, чтобы эффективно функционировать и выполнять все поставленные задачи с легкостью, нужно обучиться основам тайм-менеджмента.

Тайм менеджмент, что это?

Данное понятие в бизнесе появилось уже давно, еще когда люди стали понимать, что им не хватает времени на основную работу. Это заставляло их думать: планировать, ставить цели, временные рамки, рассчитывать свое время и контролировать его. Любая задача в менеджменте имеет срок реализации, что влияет на эффективность всего бизнеса, поэтому актуальность проблемы управления временем, с годами неуклонно растет, как и сложность задач. Так появилась целая технология — тайм менеджмент.

Планирование дел — путь к успеху!

Без сомнения можно сказать, что абсолютно все успешные люди умеют управлять своим временем, и они дорожат каждой минутой, за счет этого их продуктивность очень высока. Успешные люди рано просыпаются, у них есть готовый распорядок дня, где все расписано, и в этом распорядке нет места для лени или пустой траты времени. Поэтому очень важно распределять свое время и не тратить его просто так!

Для повышения эффективности труда необходимо заранее продумывать все дела. Ведь именно для того, чтобы избежать негативных последствий, нужно планировать, смотреть на ситуацию с разных сторон и разных точек зрения, а потом исходить из полученных данных при принятии решения. Причем необходимо обязательно все фиксировать. Психологами доказано, что если человек не записывает свою цель и пути к ее достижению, он ее редко достигнет — это факт!

Когда человек пишет:

«Я брошу курить!»

или

«Я найду работу, в течение месяца!»‚

то он как бы дает себе обещание, что он это выполнит. Ведь то, что написано пером, не вырубишь и топором. Для того чтобы не сбиться и не запутаться, с вечера нужно составлять план задач на будущий день, причем лучше с временными рамками.

Также же обязательным правилом тайм-менеджмента является распределение приоритетов. Нужно уметь среди нескольких задач выявить главную, которую необходимо решить в первую очередь. Так, у каждого задания будет своя степень важности.

Из чего состоит time management?

Тайм менеджмент состоит из:

• Определения цели и ее постановка.
• Определение необходимых сроков ее выполнения.
• Анализа цели и методов по ее достижению.
• Планирование реализации цели или задачи.
• Разбивка цели на под-цели, под-задачи, этапы.
• Контроль за выполнением каждого этапа.
• Анализ выполненной работы.

Сегодня во все этом, нам помогают электронные гаджеты, органайзеры, компьютеры, а порой простой лист бумаги и карандаш, конечно если речь идет о личном тайм-менеджменте. На предприятии, существует еще управленческий вид контроля рабочим временем, который осуществляет непосредственно руководитель. Для этого используются такие инструменты, как:

• Технологии учета рабочего времени (пропуски, чипы, карточки).
• Фотография рабочего дня.
• Планерки и собрания.
• Smart-планирование (рабочие группы в мессенджерах в которых можно быстро обсудить, донести и узнать нужную информацию, а также напомнить о сроках и  задачах ответственным за них).

Несколько основных правил тайм-менеджмента

Итак о правилах и приоритетах:

• Выполняя какую-либо задачу необходимо сохранять сосредоточенность и целенаправленность на протяжении всего времени. Не думайте не о чем, кроме поставленной задачи, не смотря на то, что в первые минуты это кажется очень непросто.
• Нельзя бросать дело на половине, потому что если бросать, а после возвращаться к выполнению задания через какое-то время, то эффективность труда заметно снизится, так как вы уже потеряли концентрацию и вам понадобится много времени, чтобы заново собраться с мыслями.
• Нельзя делать несколько дел одновременно, каждая задача должна быть выполнена вслед за предыдущей задачей, а никак не параллельно друг с другом;
• Всегда существуют такие дела, которые не хочется выполнять и момент выполнения оттягивается настолько, насколько возможно. Однако, это не правильно. Правильней будет сразу, с самого утра выполнить дело, которое так не хочется выполнять. Нужно просто взять и сделать! Такой поступок освободит от негативных мыслей, чувства угнетения и подарит чувство свободы и бодрости Это сделать особо непросто для тех, кто страдает прокрастинацией.
• Очень важно уметь сказать: «Нет!», задачам, которые не входят в список приоритетных, для них можно выделить остаточное от основного задания время.
• Необходимо проследить, какие бесцельные занятия убивают время, и избавиться от этих занятий. Например, просмотр глупых телевизионных передач, чтение рекламных листовок, лишние сплетни со знакомыми или коллегами. Эти дела не помогают достичь поставленной цели, следовательно, они абсолютно не нужны.

Тайм менеджмент любит порядок!

Специалисты Фэн-шуй в один голос с психологами утверждают, что рабочее место влияет на производительность человека. И это действительно так! Хлам задерживает позитивную энергетику, а негативная энергия наоборот только скапливается в помещении. Успешные люди работают за чистым, а не захламленным столом, на котором невозможно найти нужную бумагу или телефон: «Я бы записал эту блестящую мысль, но где же подевался этот карандаш?» или «Где же телефоны клиентов, которых нужно сегодня обзвонить?»

Это касается и порядка в компьютере, планшете, телефоне и в ваших мыслях. Именно поэтому очень важно следить за порядком на рабочем месте и дома, чтобы хаос и его уборка не занимали больше времени, чем положено.

Вывод

Основные правила тайм-менеджмента помогут вам распределить свое время так, чтобы помимо ваших профессиональных обязанностей у вас оставалось время на личную жизнь, отдых, развлечения и многое другое. Планируйте свое время и вы будете успевать абсолютно все и всегда.

А как вы распределяете свое рабочее время, поделитесь в комментариях!