Особиста ефективність – це здатність людини організовувати своє життя і робочу діяльність з максимальною продуктивністю. Запитайте себе: “А чи працюю я на повну силу? Чи можу я більше встигати за день? Більше продавати, більше заробляти за тих самих змінних?”. Якщо ви будете чесні перед собою, то, звісно ж, погодитеся з тим, що ваш ККД далеко не 100%. Як же його підвищити? Якраз про це ми і поговоримо в цій статті.
Ми розглянемо:
- Що таке особиста ефективність?
- Як оцінити свою ефективність?
- Причини низької ефективності на роботі;
- Методи підвищення особистої ефективності;
- Корисна література на тему “Особиста ефективність”;
Що таке особиста ефективність?
Із самого дитинства нам транслюють базові принципи та основи особистої ефективності:
“Не відкладай на завтра те, що можна зробити сьогодні”
“Заведи будильник, щоб не проспати”
“Не забудь прибрати в кімнаті та помити посуд!”
“Повтори вірш перед уроком!”
Так, починаючи з нескладних завдань, ми звикаємо до відповідальності та починаємо формувати свою особисту ефективність. У повнолітньому віці, багато хто пробує себе на роботі, де завдання ускладнюються і відчувається відповідальність за свої вчинки і це вже не догана батьків! Однак, лише деякі стають дійсно успішними людьми – це стосується і роботи, і особистого життя. Отже, не все залежить від виховання, є ще й вроджені якості, які впливають на особисту ефективність, їх небагато, але вони справді важливі:
- Уважність – здатність помічати головне.
- Заповзятливість – здатність швидко адаптуватися та ухвалювати рішення.
- Завзятість і терпіння.
- Гнучкість – риса характеру уникати проблем методом компромісів.Ці якості особистості діють як підсилювачі мотивів досягнення цілей. Одній людині потрібно кілька хвилин, щоб зрозуміти своє завдання і побачити план його реалізації, а іншій – кілька днів. Це не генії, ні, але в них є потрібні якості, які роблять їх набагато ефективнішими за інших людей. Що ж робити іншим? Відповідь проста: діяти за готовими моделями успішних людей і тренувати в собі особливі навички. Що можна помітити, дивлячись на таких людей?
- Вони завжди зібрані та сконцентровані на своєму завданні. Чому? Тому, що вони знають ціну часу і грошей. Яка вигода від довгих розпивань кави і перекурів, крім втраченого часу і авралу наприкінці дня? Подумайте, скільки можна всього корисного зробити за цей час?
- Вони завжди поспішають. Здається, що в таких людей кожна секунда в графіку на рахунку. Так і є. Знаючи, що в будь-якому процесі є форс-мажор, вони виграють час тим, що намагаються зробити обов’язкову роботу якомога раніше, щоб залишити запасний час на непередбачувані обставини або відпочинок.
- Вони завжди мотивовані на роботу. Що рухає ними, чому в них завжди “горять очі” на роботу? Тому що в них є мета, заради якої вони викладаються на повну. Це властиво багатьом цілеспрямованим людям, адже кожен із нас хоче дістати свій “подарунок” швидше. Часом їхні амбітні цілі можуть лякати інших, але це все від невпевненості в собі і ліні спостерігачів.
- Вони завжди знають, що робити. Готовність людей з високою особистою ефективністю до нестандартних ситуацій вражає. Це пов’язано з тим, що будь-яка перешкода на шляху до досягнення мети сприймається такими людьми, як особиста неприємність, яку потрібно терміново прибирати, долати. Виходить – це не “Їм треба, нехай вони й вирішують!”, а “Це потрібно мені! Це моя перешкода до моєї мети!”.Що проглядається в цій поведінці найбільше? Правильно: наявність мети і жорсткий тайм-менеджмент, про те, що це таке, можна дізнатися тут.
Оцінка особистої ефективності
Для того, щоб зрозуміти ступінь своєї продуктивності, вам знадобиться точка відліку або приклад, шаблон, зразок, з яким ви можете порівняти свою ефективність. Ви можете його скласти самостійно, а можете просто скопіювати діяльність (схему роботи) іншої людини.
Для самостійної оцінки вам знадобиться аркуш паперу та ручка. Напишіть, що ви могли б встигнути зробити або що вам хотілося б встигнути за найкращого збігу обставин: кількість продажів, прибуток від продажів, швидкість роботи. Поставте собі ту планку, яку вже показує вам ваш конкурент по відділу, фірмі, ринку.
Вийде план і список ваших справ, які будуть зразком бажаної особистої ефективності. Наприклад: “Зараз я продаю 50 одиниць товару, а мій конкурент продає 70. Що він робить такого, чого я не роблю?”, робимо бенчмаркінг і записуємо відмінності в діях, графіку, техніці продажів тощо. Далі: “Я багато витрачаю часу на читання пошти і повідомлень на початку дня, я не веду воронку продажів і CRM систему, я вдвічі більше витрачаю часу на перерви і соцмережі, я не можу вибудувати правильну послідовність дій тощо”.
Для швидкого аналізу, ви можете заповнити ось таку карту показників особистої ефективності:
Закресліть кружечки за змістом, наприклад: “Темп роботи”, зафарбований один кружечок – це означає, що темп низький. Склавши карту під себе і заповнивши її, ви можете проаналізувати не тільки свою особисту ефективність, а й інших співробітників. Враховуйте відсутність об’єктивності методу, ви маєте бути максимально чесними перед собою!
Почніть покращувати найнижчі показники, адже саме вони гальмують вашу ефективність найбільше! Через місяць проаналізуйте карту ефективності і якщо показники особистої ефективності зросли, закресліть кружечки. Повторіть процес ще через місяць для оцінки прогресу та розуміння наступного кроку для покращення.
Причини низької ефективності на роботі
Давайте розглянемо три основні причини низького рівня особистої ефективності:
Причина №1: У вас немає чіткої послідовності дій і ранжування важливості завдань.
Вам потрібно зрозуміти, що висока ефективність може бути досягнута методом систематизування своїх робочих процесів. Якщо у вас у роботі панує хаос: робите одне, потім кидаєте і хапаєтеся за інше, потім обід, а далі не пам’ятаєш на чому закінчив роботу, то ось вам перша причина низької ефективності.
Позначте завдання, які вам приносять найбільшу вигоду в досягненні вашої особистої мети, – це і буде “буй”, який одразу спливатиме, щойно ви “зависнете”. Це може бути: холодні та теплы дзвінки, поїздки і зустрічі, аналіз конкурентів тощо. Вас відволікли на деякий час, ви звільнилися і “буйок” одразу сплив: “Продовжуй виконувати головне завдання!” – нагадуватиме він. Так ви себе привчите до швидкого повернення до справ без прокрастинації.
Окрім ранжування завдань, важливо, щоб ви знали, як можна виконати звичні обов’язки ефективніше. Завжди можна одну й ту саму справу виконати по різному і завжди знайдеться найефективніший метод. Ваше завдання виявити його або перейняти у лідера вашої сфери.
Причина №2: Ви дозволяєте собі робити те, що заважає впевнено рухатися до мети.
По суті, якщо ви прописали перераховані вище моменти, то ми вже маємо план особистої ефективності або дій, якого раніше взагалі не було. Якщо ви поставитеся до цього питання серйозно, то список вийде не маленький. Він може складатися не тільки з конкретних справ, а й речей, які не можна робити (те, що з’їдає час даремно), наприклад: “Я маю скоротити перекури з 7 разів на день, до 5″ або”. Відкривати соцмережу тільки на перервах!” або “Менше брати участь в обговоренні пліток і новин з колегами”, “Листуватися месенджером з особистих питань, не більше 2 хвилин на годину!”. Тут важлива не кількість пунктів у списку заборон, а найзлісніші пожирачі вашого часу й уваги.
Причина №3: У вас немає мети.
Найголовніша причина низької ефективності людини – це відсутність бажання бути продуктивною, або, якщо говорити простіше: немає мети, заради якої потрібно змінювати себе і підлаштовуватися під труднощі. Що ви зробите заради благополуччя своїх близьких людей? Та все що завгодно! Так само і з метою, яка має сенс у реальному житті, чи то: своє житло, кар’єра, машина, капітал, свій бізнес, сім’я тощо. – усі ці цілі діють як мотив (сила, яка змушує нас діяти), а отже, якщо нам не подобаються наші результати, ми починаємо змінюватися, так, щоб гарантовано досягти цієї мети. Якщо мети немає – навіщо змінюватися, навіщо бути ефективним? Як правильно поставити собі мету, читайте тут.
Методи підвищення особистої ефективності
Якщо у вас виникнуть труднощі із систематизуванням і визначенням своїх “убивць часу”, то ви можете зробити так:
1. Візьміть найкраще від інших. Є співробітники, які якось усе встигають – вони як заведені бігають, усе вирішують, усе в них виходить і при цьому ще й ступінь втоми в нормі. Такі люди можуть стати чудовим прикладом для наслідування, але не в буквальному сенсі, а в схемі роботи і конкретних діях. Берете аркуш і складайте фото робочого дня цього супер-працівника. У результаті ви отримаєте той самий план дій, якого раніше не було.
2. Приберіть усі незначні та дрібні “відволікаючі фактори”. Це можуть бути сувеніри біля комп’ютера, якщо вони відводять вашу думку не туди, тоді однозначно прибирайте. Це можуть бути подарунки, фотографії, магнітики та інші речі, які готові вкрасти вашу увагу своїм приємним нагадуванням.
Непотрібні іконки на робочому столі комп’ютера теж відіграють велику роль “відволікачів”. “А що це в мене за файлик такий, а ну подивлюся, що там. Аааа, це не треба … А ось стара гра, класна, зараз півгодинки пограю і потім за справу!”. Саме так відбувається у людей, які мають низьку особисту ефективність, як на роботі так і вдома. Приберіть на реальному та віртуальному робочому столі, щоб не відволікатися!
3. Звукові сповіщення SMS і месенджерів (Facebook Messenger, WhatsApp, Viber, Skype). У вашому смартфоні є групи, на які ви підписані, і коли там відбуваються події, вам приходить звукове повідомлення. У багатьох у налаштуваннях не стоїть галочка “Без звуку” в тих пабліках, де читати повідомлення миттєво не обов’язково – це треба виправити, вимкніть звук! Попри незначність, на перший погляд, цього чинника, він може значно знижувати вашу продуктивність та відволікати увагу.
Однак, що стосується нагадувань про важливі справи, події, дзвінки клієнту, зустрічі, то тут, якраз, звукові нагадування в календарі смартфону чи органайзеру (мобільного додатку) будуть дуже доречними! Багато людей таким методом виробили безліч навичок особистої ефективності.
4 . Встановлення плагінів на ваш інтернет-браузер. Це такі додаткові розширення, які встановлюються безкоштовно на будь-який браузер (Opera, Mozila, Chrome тощо). Вони дають змогу обмежити час роботи в браузері на певних сайтах, що допомагає контролювати себе, коли захоплюєшся і втрачаєш хід часу.
5. Готуйте одяг і все необхідне на наступний день з вечора, щоб не витрачати час вранці, спізнюючись і змітаючи все на своєму шляху.
6. Почуття спраги, голоду і сну. Якщо ви відчуваєте первинні природні потреби, то про особисту ефективність не може бути й мови. Багато хто не снідає вранці, знову ж таки через лінь, відсутність графіка й особистої дисципліни. Тому, приходячи на роботу, почуття голоду розігрується і не дає зібратися – це перешкода на шляху до вашої мети! Снідайте та обідайте в такі проміжки часу, які не заважатимуть основній роботі.
У кожній компанії є група людей, які прокидаються не вдома, а тільки на роботі. Вони завжди сплять до упору, ледь встигнувши почистити зуби, не кажучи вже про сніданок і рівний темп думок. Вони приходять на роботу, йдуть пити каву, їсти бутерброди, палити, і, незважаючи на те, що робота починається з 9:00, їхній робочий день починається тільки на початку одинадцятої. Потім півгодини на збір себе і через півтори години вже обід! “Я нічого не встигаю!” – і не дивно, бо мету не тільки буде не досягнуто, а й вона буде розчинена регулярними розчаруваннями: “У мене не виходить! Я так ніколи не зберу гроші на …. ! Чому всім щастить, а мені ні?”.
Справа тут не в везінні, а в силі волі, дотримуватися графіка життя, який дасть вам енергію бути ефективним. Висипайтеся, правильно харчуйтеся, майте хобі або віддушину від роботи (спорт, активний відпочинок, прогулянки, читання) і пам’ятайте про свою мету!
7. Потік сторонніх думок. Дуже складно прогнати нав’язливі думки, які несуть нам нагальні проблеми, однак, якщо просто змусити себе, хоч на 5 хвилин зайнятися роботою, то в 99% це допоможе і захопить вас на кілька годин. Чудовим способом боротьби з поганими думками є усвідомлення того факту, що через них ви знижуєте темп досягнення своєї мети, а значить, вони керують вами і вашим життям. Це злить і мотивує на роботу всупереч усьому!
8. Страхи і зона комфорту. Багато хто просто боїться відійти від звичних їм речей, вони бояться пробувати нове, експериментувати, одним словом тримаються за свою зону комфорту, всіма силами. Це може бути причиною низького рівня особистої ефективності. Навчання, тренінги, ділове спілкування з колегами та партнерами, конференції, обмін досвідом – усе це не повинно сприйматися як негативна подія. Людина, яка перебуває в потоці інформації, завжди працюватиме ефективніше, ніж законсервований працівник, який не бажає відкриватися для змін. Читайте детальніше про природу зони комфорту.
Корисна література на тему “Особиста ефективність”
Нижче наведено приклади відомих психологів та їхніх праць із підвищення особистої ефективності:
Стівен Кові – автор книги “7 навичок високоефективних людей”. Стівен Кові є автором книги “7 навичок високоефективних людей” – моделі особистої ефективності, що ґрунтується на розвитку навичок лідерства та управління часом. У книзі представлено навички для досягнення успіху в роботі та особистому житті, включно з розстановкою пріоритетів, ефективним спілкуванням і плануванням.
Міхай Чіксентмігаї – психолог, відомий своєю роботою над концепцією “потоку”. Він вважає, що люди найефективніші, коли вони повністю зосереджені та занурені в завдання, що вимагає їхньої повної уваги та майстерності. Він описує, як знайти баланс між навичками і завданнями, щоб досягти стану потоку і підвищити особисту ефективність.
Деніел Гоулман – автор книги “Емоційний інтелект”. Деніел Гоулман – автор книжки “Емоційний інтелект”, у якій підкреслюється важливість емоційного інтелекту для досягнення успіху та підвищення особистої ефективності. Гоулман розглядає різні аспекти емоційного інтелекту, включно із самоменеджментом, управлінням емоціями, емпатією та соціальними навичками, і пояснює, як їхній розвиток може допомогти людям досягти найкращих результатів.
Карл Ньюпорт – автор книги “Працювати глибше: правила фокусування на успіх у світі відволікаючих чинників”. У своїй книжці він досліджує, як сучасні технології та постійні відволікаючі чинники впливають на нашу працездатність і зосередженість. Ньюпорт пропонує стратегії та практики, що дають змогу поліпшити нашу здатність концентруватися на завданнях, керувати своїм часом і досягати кращих результатів.
Ці психологи та їхні дослідження пропонують цінні ідеї та методи, які допоможуть людям підвищити особисту ефективність і домогтися успіху в різних сферах свого життя. Їхні дослідження і практичні поради можуть стати цінним ресурсом для людей, які прагнуть стати продуктивнішими і досягти своїх цілей.
На завершення
Підтримання особистої ефективності на належному рівні можна порівняти з буднями спортсмена, який розуміє, що без тренувань, він втратить тонус і, як наслідок, лідерство. Жити та працювати за графіком, мати чіткий план дій та мету – це основні принципи особистої ефективності, без яких ніхто не зможе подолати лінь, жалість до себе, комплекси та зневіру.
Бути ефективним на роботі та в особистому житті – це насамперед боротьба з собою: з тією особистістю, яка полюбляє відпочинок і жалість до себе, та людиною, яка прагне вискочити за межу легких загальнодоступних досягнень. Перечитайте статтю ще раз, можливо ви не все вловили з першого разу, адже вже завтра у вас з’явиться можливість увімкнути наступну передачу!
А як ви підвищуєте свою ефективність у житті та на роботі? Якщо ви володієте корисними навичками формування особистої ефективності, поділіться ними в коментарях!