Как оценить и повысить личную эффективность?

Личная эффективность – это способность человека организовывать свою жизнь и рабочую деятельность с максимальной продуктивностью. Спросите себя: «А работаю ли я в полную силу? Могу ли я больше успевать за день? Больше продавать, больше зарабатывать при тех же переменных?». Если вы будете честны перед собой, то конечно же согласитесь с тем, что ваш КПД далеко не 100%. Как же его повысить? Как раз об этом мы и поговорим в этой статье.

Мы рассмотрим:

• Что такое личная эффективность?
• Как оценить свою эффективность?
• Причины низкой эффективности на работе;
• Методы повышения личной эффективности;
• Полезная литература на тему «Личная эффективность»;

Что такое личная эффективность?

С самого детства нам прививают базовые принципы и основы личной эффективности:

«Не откладывай не завтра то, что можно сделать сегодня»

«Заведи будильник, чтобы не проспать»

«Не забудь убрать в комнате и помыть посуду!»

«Повтори стих перед уроком!»

Так, начиная с несложных задач, мы привыкаем к ответственности и начинаем формировать свою личную эффективность. В совершеннолетнем возрасте, многе пробуют себя на работе, где задачи усложняются и чувствуется ответственность за свои поступки и это уже не выговор родителей! Однако, лишь немногие становятся действительно успешными людьми – это касается и работы и личной жизни. Значит, не все зависит от воспитания, есть еще и врожденные качества, которые влияют на личную эффективность, их немного, но они действительно важны:

• Усидчивость — способность замечать главное.
• Предприимчивость — способность быстро адаптироваться и принимать решение.
• Упорство и терпение.
• Гибкость — черта характера избегать проблем методом компромиссов.

Эти качества личности действуют как усилители мотивов достижения целей. Одному человеку нужно пару минут, чтобы понять свою задачу и выстроить план ее реализации, а другому пару дней. Это не гении, нет, но у них есть нужные качества, которые делают их намного эффективнее других людей. Что же делать остальным? Ответ прост: действовать по готовым моделям успешных людей и тренировать в себе особые навыки. Что можно заметить глядя на таких людей?

• Они всегда собраны и сконцентрированы на своей задачи. Почему? Потому, что они знают цену времени и денег. Какая выгода от долгих распитий кофе и перекуров, кроме потерянного времени и аврала в конце дня? Подумайте, сколько можно всего полезного сделать за это время?
• Они всегда торопятся. Кажется, что у таких людей каждая секунда в графике на счету. Так и есть. Зная, что в любом процессе есть форс-мажор, они выигрывают время тем, что стараются сделать обязательную работу как можно раньше, чтобы оставить запасное время на непредвиденные обстоятельства или отдых.
• Они всегда мотивированы на работу. Что движет ими, почему у них всегда «горят глаза» на работу? Потому что у них есть цель, ради которой они выкладываются на полную. Это свойственно многим целеустремленным людям, ведь каждый из нас хочет достать свой «подарок» побыстрее. Порой их амбициозные цели, могут пугать остальных, но это все от неуверенности в себе и лени наблюдателей.
• Они всегда знают, что делать. Готовность людей с высокой личной эффективностью к нестандартным ситуациям поражает. Это связано с тем, что любое препятствие на пути к достижению цели воспринимается такими людьми, как личная неприятность, которую нужно срочно убирать, преодолевать. Получается – это не «Им надо, пусть они и решают!», а «Это нужно мне! Это мое препятствие к моей цели!».

Что просматривается в этом поведении больше всего? Правильно: наличие цели и жесткий тайм-менеджмент, о том, что это такое, можно узнать здесь.

Оценка личной эффективности

Для того, чтобы понять степень своей продуктивности, вам понадобится точка отчета или пример, шаблон, образец, с которым вы можете сравнить свою эффективность. Вы можете его составить самостоятельно, а можете просто скопировать деятельность (схему работы) другого человека.

Для самостоятельной оценки вам понадобится лист бумаги и ручка. Напишите, что вы могли бы успеть сделать или что вам хотелось бы успеть при наилучшем стечении обстоятельств: количество продаж, прибыль от продаж, скорость работы. Поставьте себе ту планку, которую уже показывает вам ваш конкурент по отделу, фирме, рынку.

Получится план и список ваших дел, которые будут образцом желаемой личной эффективности. Например: «Сейчас я продаю 50 единиц товара, а мой конкурент продает 70. Что он делает такого, чего я не делаю?», делаем бенчмаркинг и записываем отличия в действиях, графике, технике продаж и т.д. Далее: «Я много трачу времени на чтение почты и сообщений в начале дня, я не веду воронку продаж и CRM систему, я вдвое больше трачу времени на перерывы и соц-сети, я не могу выстроить правильную последовательность действий и т.д.».

Для быстрого анализа, вы можете заполнить вот такую карту показателей личной эффективности:

Зачеркните кружечки по смыслу, например: «Темп работы», закрашен один кружочек — это значит, что темп низкий. Составив карту под себя и заполнив ее, вы можете проанализировать не только свою личную эффективность, но и других сотрудников. Учитывайте отсутствие объективности метода, вы должны быть предельно честны перед собой! Вы можете скачать и распечатать шаблон нажав: скачать.

Почему у вас низкая эффективность работы?

Давайте рассмотрим три основные причины низкого уровня личной эффективности:

Причина №1: У вас нет четкой последовательности действий и ранжирования важности задач.

Вам нужно понять, что высокая эффективность может быть достигнута методом систематизирования своих рабочих процессов. Если у вас в работе царит хаос: делаете одно, потом бросаете и хватаетесь за другое, потом обед, а дальше не помнишь на чем закончил работу, то вот вам первая причина низкой эффективности.

Обозначьте задачи, которые вам приносят наибольшую выгоду в достижении вашей личной цели – это и будет «буй», который будет сразу всплывать, как только вы «зависните». Это может быть: холодные звонки, теплый обзвон, поездки и встречи, анализ конкурентов и т.д. Вас отвлекли на время, вы освободились и буек сразу всплыл: «Продолжай выполнять главную задачу!» — будет напоминать он. Так вы себя приучите к быстрому возврату к делам без прокрастинации.

Кроме ранжирования задач, важно, чтобы вы знали, как можно выполнить привычные обязанности более эффективно. Всегда можно одно и тоже дело выполнить по разному и всегда найдется самый эффективный метод. Ваша задача выявить его или перенять у лидера вашей сферы.

Причина №2: Вы позволяете себе делать то, что мешает уверенно двигаться к цели.

По сути, если вы прописали вышеперечисленные моменты, то мы уже имеем план личной эффективности или действий, которого раньше вообще не было. Если вы отнесетесь к этому вопросу серьезно, то список получится не маленький. Он может состоять не только из конкретных дел, но и вещей, которые нельзя делать (то, что съедает время попусту), например: «Я должен сократить перекуры с 7 раз задень, до 5» или «Открывать соц-сеть только на перерывах!» или «Меньше участвовать в обсуждении сплетен и новостей с коллегами», «Переписываться по мессенджеру по личным вопросам, не более 2 минут в час!». Здесь важно не количество пунктов в списке запретов, а самые злостные пожиратели вашего времени и внимания.

Причина №3: У вас нет цели.

Самая главная причина низкой эффективности человека – это отсутствие желания быть продуктивным или если говорить проще: нет цели, ради которой нужно менять себя и подстраиваться под трудности. Что вы сделаете ради благополучия своих близких людей? Да все что угодно – вы горы, если надо будет, свернете. Так же и с целью, которая имеет смысл в реальной жизни, будь то: свое жилье, карьера, машина, капитал, свой бизнес, семья и т.д. – все эти цели действуют как мотив (сила, которая заставляет нас действовать), а значит, если нам не нравятся наши результаты, мы начинаем меняться, так, чтобы гарантированно достичь этой цели. Если цели нет – зачем меняться, зачем быть эффективным? Как правильно поставить себе цель, читайте здесь.

Методы повышения личной эффективности

Если у вас возникнут трудности с систематизированием и определения своих «убийц времени», то вы можете сделать так:

1. Возьмите лучшее от других. Есть сотрудники, которые как-то все успевают – они как заведенные бегают, все решают, все у них выходит и при этом еще и степень усталости в норме. Такие люди могут стать отличным примером для подражания, но не в буквальном смысле, а в схеме работы и конкретных действиях. Берете лист и составляйте фото рабочего дня этого супер-работника. В результате вы получите тот же план действий, которого раньше не было.

2. Уберите все незначительные и мелкие «отвлекашки». Это могут быть сувениры возле компьютера, если они уводят вашу мысли не туда, тогда однозначно убирайте. Это могут быть подарки, фотографии, магнитики и прочие вещи, которые готовы украсть ваше внимание своим приятным напоминанием.

Ненужные иконки на рабочем столе компьютера, тоже играют большую роль «отвлекашек». «А что это у меня за файлик такой, а ну посмотрю, что там. Аааа, это не надо … А вот старая игра, классная, сейчас полчасика поиграю и потом за дело!». Именно так происходит у людей, которые имеют низкую личную эффективность, как на работе так и дома. Уберите на реальном и виртуальном рабочем столе, чтобы не отвлекаться!

3. Звуковые уведомления SMS и мессенджеров (Facebook Messenger, WhatsApp, Viber, Skype). В вашем смартфоне есть группы на которые вы подписаны и когда там происходят события, вам приходит звуковое уведомление. У многих в настройках не стоит галочка «Без звука» в тех пабликах, где читать сообщения сиюминутно не обязательно – это надо исправить, отключите звук! Несмотря на незначительность, на первый взгляд, этого фактора, он может значительно снижать вашу продуктивность.

Однако, что касается напоминаний о важных делах, событиях, звонках клиенту, встречах, то здесь, как раз, звуковые напоминания в календаре смартфона или органайзера (мобильного приложения), будут как нельзя кстати! Многие люди таким методом выработали множество навыков личной эффективности.

4 . Установка плагинов на ваш интернет-браузер. Это такие дополнительные расширения, которые устанавливаются бесплатно на любой браузер (Opera, Mozila, Chrome и пр.). Они позволяют ограничить время работы в браузере на определенных сайтах, что помогает контролировать себя, когда увлекаешься и теряешь счет времени.

5. Готовьте одежду и все необходимое на день грядущий с вечера, чтобы не тратить время утром, опаздывая и сметая все на своем пути.

6. Чувство жажды, голода и сна. Если вы испытываете первичные природные нужды, то о личной эффективности не может быть и речи. Многие не завтракают утром, опять же по причине лени, отсутствия графика и личной дисциплины. Поэтому, приходя на работу, чувство голода разыгрывается и не дает собраться – это помеха на пути к вашей цели! Завтракайте и обедайте в такие промежутки времени, которые не будут мешать вам основной работе.

В каждой компании есть группа людей, которые просыпаются не дома, а только на работе. Они всегда спят до упора, едва успев почистить зубы, не говоря уже о завтраке и ровном темпе мыслей. Они приходят на работу, идут пить кофе, есть бутерброды, курить и не смотря на то, что работа начинается с 9:00, их рабочий день начинается только в начале одиннадцатого. Потом полчаса на сбор себя и через полтора часа уже обед! «Я ничего не успеваю!» — и не удивительно, так цель не только будет не достигнута, но и она будет растворена регулярными разочарованиями: «У меня не получается! Я так никогда не соберу деньги на …. ! Почему всем везет, а мне нет?».

Дело тут не в везении, а в силе воли, придерживаться графика жизни, который даст вам энергию быть эффективным. Высыпайтесь, правильно питайтесь, имейте хобби или отдушину от работы (спорт, активный отдых, прогулки, чтение) и помните о своей цели!

7. Поток посторонних мыслей. Очень сложно прогнать навязчивые мысли, которые несут нам насущные проблемы, однако, если просто заставить себя, хоть на 5 минут заняться работой, то в 99% это поможет и увлечет вас на несколько часов. Отличным способом борьбы с дурными мыслями является осознание того факта, что из-за них, вы снижаете темп достижения своей цели, а значит они управляют вами и вашей жизнью. Это злит и мотивирует на работу вопреки всему!

8. Страхи и зона комфорта. Многие просто боятся уйти от привычных им вещей, они боятся пробовать новое, экспериментировать, одним словом держатся за свою зону комфорта, всеми силами. Это может быть причиной низкого уровня личной эффективности. Обучения, тренинги, деловое общение с коллегами и партнерами, конференции, обмен опытом – все это не должно восприниматься как негативное событие. Человек, который находится в потоке информации, всегда будет работать эффективнее, чем законсервированный работник, который не желает открываться для перемен. Читайте подробнее о природе зоны комфорта.

Полезная литература на тему «Личная эффективность»

Ниже приведены примеры известных психологов и их работ по повышению личной эффективности:

Стивен Кови — автор книги «7 навыков высокоэффективных людей». Стивен Кови является автором книги «7 навыков высокоэффективных людей» — модели личной эффективности, основанной на развитии навыков лидерства и управления временем. В книге представлены навыки для достижения успеха в работе и личной жизни, включая расстановку приоритетов, эффективное общение и планирование.

Михай Чиксентмихайи — психолог, известный своей работой над концепцией «потока». Он считает, что люди наиболее эффективны, когда они полностью сосредоточены и погружены в задачу, которая требует их полного внимания и мастерства. Он описывает, как найти баланс между навыками и задачами, чтобы достичь состояния потока и повысить личную эффективность.

Дэниел Гоулман — автор книги «Эмоциональный интеллект». Дэниел Гоулман — автор книги «Эмоциональный интеллект», в которой подчеркивается важность эмоционального интеллекта для достижения успеха и повышения личной эффективности. Гоулман рассматривает различные аспекты эмоционального интеллекта, включая самоменеджмент, управление эмоциями, эмпатию и социальные навыки, и объясняет, как их развитие может помочь людям достичь лучших результатов.

Карл Ньюпорт — автор книги «Работать глубже: правила фокусировки на успехе в мире отвлекающих факторов». В своей книге он исследует, как современные технологии и постоянные отвлекающие факторы влияют на нашу работоспособность и сосредоточенность. Ньюпорт предлагает стратегии и практики, позволяющие улучшить нашу способность концентрироваться на задачах, управлять своим временем и добиваться лучших результатов.

Эти психологи и их исследования предлагают ценные идеи и методы, которые помогут людям повысить личную эффективность и добиться успеха в различных областях своей жизни. Их исследования и практические советы могут стать ценным ресурсом для людей, стремящихся стать более продуктивными и достичь своих целей.

Заключение

Поддержание личной эффективности на должном уровне можно сравнить с буднями спортсмена, который понимает, что без тренировок, он потеряет тонус и как следствие — лидерство. Жить и работать по графику, иметь четкий план действий и цель – это основные принципы личной эффективности, без которых никто не сможет преодолеть лень, жалость к себе, комплексы и уныние.

Быть эффективным на работе и в личной жизни – это прежде всего борьба с собой: с тем который любит отдых и жалость к себе и человеком, который стремится выскочить за грань легких общедоступных достижений. Перечитайте статью еще раз, возможно вы не все уловили с первого раза, ведь уже завтра у вас появится возможность включить следующую передачу!

А как вы повышаете свою эффективность в жизни и на работе? Если вы владеете полезными навыками формирования личной эффективности, поделитесь ими в комментариях!