Если вы хотите, чтобы вы управляли своими менеджерами по продажам, а не они вами, вам нужно научиться их контролировать. Посудите сами, как вы можете влиять на показатели продаж и дисциплину, если вы не знаете, что реально происходит в отделе и чем заняты ваши продавцы. Для того, чтобы обеспечить контроль работы менеджеров по продажам, вы должны знать за счет каких мер он достигается.
Инструменты контроля работы менеджеров по продажам
Рассмотрим самые эффективные:
Планерки, пятиминутки, летучки помогут вам заполучить контроль над работой менеджеров по продажам. Если у вас небольшой отдел продаж (до 10 человек), можно в начале или в конце дня проводить мини собрания, которые дадут вам понимание результатов работы продавцов за день.
Каждый должен за 2 минуты, рассказать сколько переговоров провел, что запланировал, что помешало, о чем договорились и т.д. Если отдел продаж более 10 человек, то нужно назначить старших продавцов, которые проведут срез со своей группой продавцов, а сами уже будут отчитываться руководителю.
Такие собрания помогают понять не только состояние продаж, но и атмосферу в коллективе. В обсуждении сделок и клиентов, часто возникают споры и вопросы, которые помогают выявить внутреннее напряжение сотрудников. Это поможет получить контроль не только над работой но и над общей ситуацией в отделе продаж.
Ведение результатов деятельности в таблицах или CRM системах. Если вы не будете знать, сколько клиентов обслуживает каждый менеджер по продажам и каковы результаты ежедневной работы, вы не сможете:
- оценить и проанализировать реальный трафик клиентов / звонков;
- принять меры связанные с падением или увеличением продаж (запустить акцию или закупить дополнительно товар);
- понять ошибки в работе продавцов;
- организовать контроль за обещаниями и договоренностями с потенциальными клиентами, которые запланировали менеджеры по продажам;
- изучить своих клиентов (сегментировать людей по определенному признаку, определить свою ЦА). Эта информация позволяет точнее понять потребности ваших клиентов;
- сохранить и использовать контактные данные клиента, в рекламных целях;
Заставьте своих сотрудников записывать данные клиента и результат переговоров в таблицу Excel или CRM систему в строгом порядке. Проверяйте в конце дня, кто внес данные, а кто нет, устраивайте раз в неделю выборочный прозвон на предмет актуальности данных внесенных в базу данных. Продавцы могут обманывать вас и вносить ложные данные. Пример формы ежедневного отчета менеджера по продажам:
Руководитель, на основании этих данных, может построить воронку продаж и рассчитать эффективность каждого менеджера за месяц, квартал, год. Фактически, такая табличка может помочь получить контроль над всей работой отдела продаж. Что такое воронка продаж, читайте тут.
Если у вас нет CRM то лучше вести отчет на в Google – таблицах или в других онлайн-таблицах, так все будут писать в единый файл с разных компьютеров и вам не надо будет сводить все таблицы в одну. Как отчеты вести в CRM, вам расскажет специалист, который интегрировал систему у вас на предприятии.
Программы или электронные пропуска помогут вам наладить контроль над опозданиями и ранними уходами с работы. Если у вас нет системы электронных карточек, которой сотрудник утром отмечает свой приход а вечером уход, вам нужно установить программу на компьютер или служебный телефон, которая может фиксировать начало рабочего дня. На крайний случай, заведите журнал регистрации посещаемости сотрудников – пришел, расписался.
Фото рабочего дня может полностью показать вам степень занятости ваших менеджеров по продажам. Составить портрет рабочего дня поможет вам сотрудник, который будет следить за работниками, что каждый делал поминутно. Подробнее об этом здесь. Существуют программы, которые устанавливаются на компьютер и составляют портрет рабочего дня автоматически, обеспечивая полный контроль над рабочим временем сотрудника.
Прослушивание записей на служебном телефоне поможет определить не только качество работы продавца, но и время, продолжительность, цель звонка. Руководитель может видеть и прослушивать все записи за любой период у себя за компьютером или в мобильном приложении. Это помогает контролировать качество и эффективность работы сотрудника, пропущенные звонки, сговор с клиентом и пр. Платная программа устанавливается на каждый телефон, руководитель получает права администратора и пароль.
Не забудьте позаботиться о безопасности данных – защита от копирования и выгрузки данных на носители (не должно быть USB разъемов и дисководов). Не разрешайте пользоваться личной электронкой со служебного компьютера (блокируется через настройки компьютера). Вы можете использовать функцию скрытого номера клиента (когда обрабатываются только входящие контакты), но тогда CRM должен вести call центр или отдельный сотрудник.
Все это нужно для того, чтобы менеджер по продажам не воспользовался этими данными в личных целях или для коммерческого шпионажа (кража клиентской базы). Вы можете подумать, что ваши клиенты никому не нужны кроме вас, однако не имея контроля над базой, можно когда-то потерять клиентов и как следствие весь бизнес!
Введите ключевой показатель эффективности KPI. Этот коэффициент уже неоднократно проявил себя в бизнесе, обеспечивая контроль над выполнением плановых показателей. Существуют повышающие и понижающие размер премии KPI. Например: при перевыполнении цели (плана продаж, количество визитов, звонков и т.д.) менеджер по продажам получает:
ЗП*1,2
, в случае невыполнения:
ЗП*0,8
Данный коэффициент можно устанавливать на любой бизнес-процесс или этап продаж, который можно описать цифрами, а именно на тот, который вы хотите контролировать — подтянуть, улучшить. Подробнее здесь.
Отчет системного администратора, о времени проведенным в интернете или в непрофильных приложениях. В конце месяца, вы сможете выявить самого ленивого сотрудника и повлиять на него.
Треккер поможет вам понять, где находиться, например, машина торгового представителя. На компьютере видно не только маршрут, но и где совершались остановки, интервалы стоянки, средняя скорость. Это поможет вернуть на маршрут «заблудившегося продажника». Согласитесь, такой контроль за менеджерами по продажам, никогда не будет лишним.
Резюмируем
Комплекс мер позволит вам разработать систему контроля над работой отдела продаж в целом. К одному инструменту, менеджеры могут быстро адаптироваться и подстроиться, а вот обмануть комплекс мер намного сложнее. Где-то да зафиксируется нарушение! Не переборщите с контролем над сотрудниками, так как они будут чувствовать себя как в тюрьме и соответственно о комфортной и качественной работе, не может быть и речи.
А как вы контролируете своих сотрудников? Поделитесь своим опытом в комментариях!