А чем занимаются ваши менеджеры по продажам сейчас, в эту секунду? Вы можете только лишь предположить, но вы этого точно не знаете. Для того чтобы понять, насколько ваши сотрудники заняты своим делом, вам необходимо составить фото их рабочего дня. Это поможет выявить потери рабочего времени и принять соответствующие меры.
Зачем нужно наблюдать за сотрудниками?
С первого взгляда, многие могут подумать, что это слежка за работниками, что уже само по себе низко и недостойно для серьезной компании, однако испокон веков, работодатель всегда наблюдал за тем, как работники выполняют свои обязанности. Он платит деньги и хочет видеть отдачу от каждого.
Несколько иностранных компаний проводили исследования на предмет выявления факторов отвлекающих сотрудников от работы. Их наблюдения выявили три основных фактора, которые могут забирать до 60% рабочего времени:
- Частые перерывы. Перекурить, перекусить и выпить кофейку;
- Разговоры с коллегами. Болтовня о буднях, обсуждение насущных проблем и пр;
- Интернет серфинг, соц-сети.
Только представьте себе, что ваши сотрудники полдня занимаются ерундой и только 40% работой. Вас это устраивает? Безусловно эмоциональное состояние сотрудников должно положительно влиять на эффективность труда, но развлечения не должны занимать большую часть рабочего времени.
Методика учета рабочего времени сотрудников
Методика очень проста. Она заключается в фиксации абсолютно всех действий каждого сотрудника в компании или конкретного отдела. Портрет рабочего дня поможет понять, сколько времени конкретные сотрудники тратят впустую и на что именно. Незаменимый инструмент в тайм-менеджменте.
Для того чтобы навести порядок в компании, вам необходимо подготовиться к составлению портрета рабочего дня. Вам нужен человек, который сможет фиксировать действия отдельных сотрудников и вносить временные точки в специальную форму-таблицу. Это можно делать как на бумаге, так и в таблицах Excel. После заполнения таблиц по каждому сотруднику, данные обрабатываются и делается сводный отчет в котором будет ярко видно, где происходит утечка времени.
Автоматизированные способы контроля
Существуют также автоматизированные методы мониторинга, но они могут дать только поверхностный портрет и только по конкретным факторам. Например:
- Учет приходи и ухода сотрудников можно сделать с помощью электронных карточек;
- Загрузка определенной программы будет означать, что сотрудник уже на рабочим месте и готов к работе;
- Перемещение между отделами фиксируется с помощью тех же самых электронных карт;
- Журнал событий в компьютере может дать вам информацию по посещениям страниц в интернете;
- Фотография или видеозапись сотрудника в процессе его работы с клиентом и т.д.
Ручной мониторинг распределения рабочего времени
Но все эти данные будут очень далеки от реальности, потому что все можно предусмотреть, подстроить, попросить коллегу отметиться и т.д. Только живое наблюдение за сотрудниками даст вам полную картину происходящего. Это реализуется либо с помощью наблюдателя, о котором никто не должен знать, либо через видео наблюдение. Фрагмент таблицы учета времени, фото дня выглядит так:
Это пример фотографии рабочего дня сотрудника. Как вы видите последний столбец, дает общее представление о распределении времени в течении всего дня. На диаграмме видно, какая доля времени и на что была потрачена сотрудником.
Суть фотографии рабочего дня
Очень важно понять возможности этого инструмента. Фотография рабочего дня делается не для того чтобы превратить жизнь сотрудников в колонию строго режима – чтобы не пили много кофе, не разговаривали, а для того чтобы грамотно «нагрузить» сотрудников. Методика помогает распределить нагрузку так, чтобы у каждого был свой сектор ответственности и строгие сроки выполнения задач. Если работаешь быстро, то у тебя остается время на кофе и разговоры.
Безусловно, в каждой компании существует фактор злоупотребления сотрудниками кофе-брейками и перекурами. Фото рабочего дня поможет и с этой проблемой. Оценку уровня дисциплины персонала так же можно провести с помощью данной методики.
Заключение
Не стоит проводить подобные мероприятия довольно часто, пару раз в квартал будет достаточно, чтобы понять и увидеть недочеты. Продолжительность исследования может составлять от недели до месяца. Это зависит от количества работников и ваших ресурсов.